○琴平町の保有する個人情報の保護に関する管理規程
平成27年12月22日
告示第108号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第11条)
第3章 教育研修(第12条)
第4章 職員の責務(第13条・第14条)
第5章 保有個人情報等の適切な取扱い(第15条―第27条)
第6章 情報システム上における安全の確保等(第28条―第42条)
第7章 サーバー室等の安全管理(第43条・第44条)
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第45条・第46条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第47条・第48条)
第10章 監査及び点検の実施(第49条―第51条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び琴平町個人情報保護条例(平成17年琴平町条例第14号。以下「条例」という。)第3条の規定に基づき、琴平町の保有する個人情報を適正に管理することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、番号法第2条及び条例第2条の定めるところによる。
(適用の範囲)
第3条 町の保有する個人情報及び個人情報ファイルの取扱いは、条例及びこの規程の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護責任者及びシステム総括保護責任者)
第4条 町に、総括保護責任者を一人置くこととし、総務課長をもって充てる。
2 総括保護責任者は、町長を補佐し、町における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任にあたる。なお、情報システム及びネットワーク等に関するセキュリティについては、システム総括保護責任者として企画防災課長をその任に充てる。
(保護責任者)
第5条 町に、保護責任者を置くこととし、各課長(主幹を含む。)、室長、議会事務局長、各種委員会の事務局の長及び教育長をもって充てる。
(保護管理者)
第6条 保有個人情報を取り扱う各所属に、保護管理者を若干名置くこととし、保護管理者はその所属の課長補佐、主任又は保護責任者が指名する者をもって充てる。
(システム管理者)
第7条 情報システムを管理する課にシステム管理者を1名置くこととし、特定個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について、システム総括保護責任者と連携をとり、必要な措置を講じなければならない。
2 システム管理者は、保護管理者と兼務することができる。
(保護責任者の責務)
第8条 保護責任者は、保護管理者及びシステム管理者(以下「保護管理者等」という。)と連携し、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びに各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するとともに、特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行う。
2 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 職員が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護責任者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員からの保護責任者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署への任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(監査責任者)
第9条 町に、監査責任者を置くこととし、副町長をもって充てる。
2 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する任にあたる。
(保有個人情報の適切な管理)
第10条 総括保護責任者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整等を行うため必要があると認めるときは、保護責任者を構成員とする合議体を設け、定期に又は随時に開催する。
(厳正な対処)
第11条 町は、保有個人情報の取扱いに関し、法令又は内部規程等に違反した職員に対し、法令又は内部規程等に基づき厳正に対処する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第12条 総括保護責任者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 システム総括保護責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護責任者は、保護責任者及び保護管理者等に対し、現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護責任者は、当該所属の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護責任者及びシステム総括保護責任者(以下「総括保護責任者等」という。)の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第13条 職員は、番号法及び条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護責任者等、保護責任者及び保護管理者等の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(職員の報告義務)
第14条 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに保護管理者等に報告しなければならない。
第5章 保有個人情報等の適切な取扱い
(アクセス制限)
第15条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第16条 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者等は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者等の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(誤りの訂正等)
第17条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者等の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第18条 職員は、保護管理者等の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第19条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。この場合、当該情報の削除又は当該媒体の廃棄をした記録を保有するものとし、また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて証明書等により確認する。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第20条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
2 保護管理者等は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について、次に掲げる項目を含めて記録するものとする。なお、取扱状況を確認するための記録等には、特定個人情報等は記載しない。
(1) 特定個人情報ファイルの名称
(2) 特定個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称
(3) 特定個人情報ファイルの利用目的
(4) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(5) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
(個人番号の利用の制限)
第21条 保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき条例で定めた事務を含む。)に限定する。
(個人番号の提供の求めの制限)
第22条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第23条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第24条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(管理区域)
第25条 保護責任者は、保護管理者等と連携して、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(取扱区域)
第26条 保護管理者等は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第27条 職員は、保護管理者等の指示に従い、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫又は施錠ができる書庫等に保管しなければならない。
第6章 情報システム上における安全の確保等
(アクセス制御)
第28条 システム管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第37条において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認識機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第29条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
3 システム管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第30条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第31条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止等)
第32条 システム管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第33条 システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第34条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去する。この場合において、システム管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第35条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
3 特定個人情報ファイルを機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合、原則として、暗号化又はパスワードにより秘匿する。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第37条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第38条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、システム管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第39条 職員は、端末の使用にあたっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第40条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第41条 システム管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第42条 システム管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第7章 サーバー室等の安全管理
(入退管理)
第43条 システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバー等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体との持ち込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第44条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置又は監視設備の設置等の必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、災害時に備え、情報システム室等に、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第45条 保護責任者は、条例第7条第2項第4号から第7号の規定に基づき町の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わさなければならない。
2 保護責任者は、条例第7条第2項第4号から第7号の規定に基づき町の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護責任者は、条例第7条第2項第4号の規定に基づき町の機関に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずる。
(業務の委託等)
第46条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 保有個人情報の業務を外部に委託する場合には、委託契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
4 番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
6 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
7 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第47条 保有個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を確認した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者等に報告しなければならない。
2 保護責任者及び保護管理者等は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。
3 職員は、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる場合に、それを発見した者が当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のための措置を直ちに行わなければならない。
4 保護管理者等は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、保護責任者及び総括保護責任者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに保護責任者及び総括保護責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
5 総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯及び被害状況等を速やかに町長及び監査責任者に報告しなければならない。
6 保護管理者等は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第48条 総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講じなければならない。
2 特定個人情報等の公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに国等に情報提供を行う。
第10章 監査及び点検の実施
(点検)
第50条 保護責任者は、各所属における特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第51条 総括保護責任者、保護責任者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。
附則
(施行期日)
この要綱は、公布の日から施行する。
附則(平成30年3月28日告示第18号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日告示第34号)抄
(施行日)
1 この規程は、平成31年4月1日から施行する。