(目的)

第1条　役場の事務処理については、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

第2条から第12条まで　削除

(発信名義)

第13条　公文の発信名は、特別の例式のあるものを除くほか、国の機関、他の地方公共団体等に発信するものは、町長名又は会計管理者名を用いなければならない。ただし、軽易な事項については、町名を用いることができる。

(文書の種類)

第14条　文書の種類は、令達文書及び往復文書とする。

(令達番号簿)

第15条　令達番号簿(様式第1号)を備え、指令を除くほか、令達種目を区分し、その年月日、番号、件名等を記入整理しなければならない。

(文書の記号番号)

第16条　文書(指令を含む)の記号は、課ごとにその課の頭字を記入しなければならない。

第17条　削除

(到着文書の配付)

第18条　到着した文書及び物品は、次の各号の例により収受配付しなければならない。

(文書の処理)

第19条　課長が文書の送付を受けたときは、これを査閲し、処分意見を示し、自ら処理するもののほかは、これを主務係に交付しなければならない。

(起案)

第20条　起案は、文書管理システム(琴平町文書管理規則(平成25年琴平町規則第19号)第2条第2号に規定する「文書管理システム」をいう。以下同じ。)を用いて、決裁を受けるべき事項係る電磁的記録を作成する方法により行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に掲げる方法により処理することができる。

(回議)

第21条　起案文書の回議は、当該事務の決裁区分に従い、文書管理システムの回議機能を利用の上、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。ただし、押印決裁の方法により起案をする場合は、この限りでない。

(合議等)

第22条　他の課室に関係のある事件は、主務課長の決裁を経た後、関係課又はその係に合議し、又は回覧しなければならない。

第23条　前条の場合において、関係課又はその者がその意見を異にするときは、相互に協議し、その意見が一致しないときは、速やかに副町長又は町長の指揮を受けなければならない。

(決裁)

第24条　決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代行及び後閲)

第25条　事務決裁規程(昭和48年琴平町訓令第1号)第3条から第5条までの規定により代行する場合において、電子決裁(琴平町文書管理規則第2条第4号に規定する電子文書を電子的な方法により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。)のときは、文書管理システムの代行機能を利用して、押印決裁のときは起案書の決裁者欄に「代」の表示をして、代行者が決裁処理しなければならない。

(押印決裁における決裁文書)

第26条　押印決裁の決裁文書には、決裁した者又は起案した者が決裁した者の確認を受けた上で決裁年月日を記載し、又は記録するものとする。ただし、町長決裁又は副町長専決の文書にあっては、総務課において決裁の年月日を記載し、これを速やかに所管課に返付するものとする。

(電子決裁における決裁文書)

第27条　電子決裁の決裁処理は、決裁者が文書管理システムを利用して行う。

(同一事件の回議)

第28条　数回にわたり往復する同一事件の関係書類は、主件の回議書を最下に置き、往復月日の順に従って綴じた上で回議しなければならない。

(電話による回議)

第29条　電話による往復事件は、主務課において電話回議簿(様式第8号)にその要領を筆記し、取扱者が署名押印し、課長の閲覧に供さなければならない。

(発送文書)

第30条　発送文書は、主務課において浄書し、読み合わせの上、支所あて以外のものはあて名を記載した封筒をそえて、原議とともに総務課に送付しなければならない。

(発送した文書の原議)

第31条　総務課において発送した文書の原議は、文書整理簿に登録の上、主務課長に返付しなければならない。

(文書の送達)

第32条　総務課は、郵便又は電信により発送又は発信するものは、料金後納により処理するほか、不足料金の納付その他特殊の発送又は発信用として郵便切手を備えておかなければならない。

第33条　急を要する事件であって、執務時間外のため前3条の規定により難いときは、便宜前3条の手続を省略することができる。ただし、翌日において速やかに所定の手続をしなければならない。

第34条　削除

第35条から第43条まで　削除

(出勤)

第44条　職員が登庁したときは、自ら出勤簿(様式第12号)に押印しなければならない。

(届出)

第45条　職員が次の各号の一に該当するときは、服務整理簿(様式第13号)により届け出て、上司の決裁を受けなければならない。

第46条　職員は、次の各号の一に該当するときは、願又は届書(様式第14号)を、所属課長を経て、総務課長に提出しなければならない。

(時間外の登庁)

第47条　職員は、執務時間外に登庁したときは、その旨を当直員に通知しなければならない。

(文書の公開)

第48条　職員は、上司の承認を受けなければ、文書を他人に示し、若しくはその内容を告げ、又はその謄本、抄本等を与えることはできない。役場の外に持ち出そうとするときも、また、同様とする。

(宅調べ)

第49条　職員は、宅調べのため文書を持ち帰ろうとするときは、あらかじめ期間を定め、上司の承認を受けなければならない。

(職員現住所簿)

第50条　総務課においては、各課別に職員現住所簿(様式第15号)を備え、常にこれを整理しておかなければならない。

(事務の引継ぎ)

第51条　転職、免職又は休職を命ぜられた者は、辞令を受領した日から5日以内に、担当事務の全部を引継目録(様式第16号)により引き継ぐとともに、その旨を上司に報告しなければならない。

(出張)

第52条　出張は、各課に備付の出張命令簿に記入し、あらかじめ決裁を受けなければならない。

第53条　出張した者が命令の期限内に帰庁することができないときは、速やかにその旨を申し出て、指揮を受けなければならない。

第54条　出張を命ぜられた者が帰庁したときは、上司に随行した場合を除くほか、速やかに復命書(様式第17号)を提出しなければならない。ただし、軽易なことは、口答で復命することができる。

(時間外勤務)

第55条　時間外勤務は、時間外勤務命令簿による命令に基づいてしなければならない。

(外出)

第56条　職員は、執務時間中に外出しようとするときは、上司の許可を受けなければならない。

(非常持出)

第57条　重要書類は、持ち出し易い書箱に納め、見易い場所に置かなければならない。

(火災)

第58条　職員は、役場又はその付近に火災その他の非常事態が発生したことを知ったときは、直ちに登庁して応急の措置を講じなければならない。

(当直員)

第59条　当直員は、総務課長が指名する者とする。

(当直)

第60条　当直は、宿直及び日直とし、次の区分により勤務する。ただし、時限後であっても、引継ぎを終らなければ、退庁することはできない。

(任務)

第61条　当直勤務内容、次のとおりとする。

(文書の取扱い)

第62条　当直員において収受した文書は、次の各号の例により取り扱わなければならない。

(火災の処置)

第63条　当直員は、役場又はその付近に火災その他の事変が起ったときは、町長、副町長及び各課長に速報し、応急の措置をとらなければならない。

(当直日誌)

第64条　当直員は、次の事項を当直日誌(様式第19号)に記載し、翌日総務課長に提出しなければならない。

(当直の割当)

第65条　総務課長は、あらかじめ定めた当直原簿の順番により、当直前3日までに本人に通知し、承諾印を徴しなければならない。

(当直ゆう予)

第66条　当直の通知を受けた職員が出張又は病気その他の事故のために勤務できないときは、その旨を総務課長に届け出てゆう予を受けなければならない。

第67条　当直のゆう予を受けた職員は、出勤後総務課長の通知により、補勤しなければならない。

第68条　新たに任用された職員は、任用の日から30日を経過した後でなければ、当直させてはならない。

第69条　当直の承諾をした職員が、やむを得ない事情により、勤務できないときは、同等の資格を有する代直者を定め、代直承認願を総務課長に提出してその承認を受けなければならない。

(当直室の備品)

第70条　当直室には、次に掲げる簿冊又は品目を常備しておかなければならない。

(施行期日)

第1条　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

第2条　この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この訓令による改正後の様式によるものとみなす。