○琴平町「町長への手紙」実施要綱
令和4年10月13日
告示第97号
(目的)
第1条 この要綱は、町民等から文書又はインターネットの利用(以下「文書等」という。)により、町政に対する建設的な提案、意見等(以下「提案等」という。)を広く受け付け、町民等の町政への参加を図り、開かれた町政をより一層推進するため、「町長への手紙」(以下「手紙」という。)の実施について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において、手紙とは、次に掲げる方法により提出されたものをいう。
(1) 町長への手紙(様式第1号)を郵送し、又は専用封筒により町が設置する投函箱に投函する方法
(2) 本町公式ホームページ内に設けられた専用フォームにより送信する方法
(3) 広報ことひらに年1回折込する専用用紙を郵送し、又は町が設置する投函箱に投函する方法
(投函箱の設置)
第3条 前条第1号に規定する手紙の投函箱は、町役場本庁舎(琴平町庁舎管理規則(平成24年琴平町規則第21号)第2条第2号に規定する本庁舎をいう。以下同じ。)1階に設置する。
2 前項の規定にかかわらず、投函箱は、町役場本庁舎外に設置することができる。
(手紙の受付)
第4条 文書等により送付又は送信された手紙は、企画防災課で収受し、町長への手紙受付処理簿(様式第2号)に必要事項を記載し受け付けるものとする。
(1) 町政に関係のない意見等
(2) 個人又は特定の団体を誹謗中傷するもの
(3) 公序良俗に反するもの
(4) 営利を目的とするもの
(5) 政治活動、思想、信条及び宗教に関するもの
(6) 内容又は意図が不明瞭なもの
(7) その他手紙として取り扱うことが不適当と判断したもの
3 企画防災課長は、第1項の受け付け後、当該手紙を町長と提案等に係る事務を担当する課長(以下「主管課長」という。)へ回付するものとする。
(回答)
第5条 主管課長は、手紙のうち回答を要するものについては、その回答案を作成し、町長決裁を受けた後、郵送により回答するものとする。ただし、軽易な内容と認められるものについては、この限りでない。
(1) 差出人が匿名であるもの
(2) 差出人の連絡先が不明なもの
(3) 回答不要である旨の記載があるもの
(4) その他町長が回答不要と判断したもの
3 主管課長は、企画防災課が町長への手紙を受け付けた日から2週間以内に、原則として文書により、差出人に回答しなければならない。ただし、やむを得ない事情により2週間以内に回答できない場合には、電話等により、回答が遅れる理由及び対応状況を当該差出人に連絡した上で、可能な限り早い時期に回答するものとする。
(回答を要しない案件の処理)
第6条 主管課長は、手紙のうち回答を要しないものについては、その対応案を作成し、町長決裁を受けるものとする。ただし、軽易な内容と認められるものについては、この限りでない。
(企画防災課への報告)
第7条 主管課長は、手紙に係る事務を終えたときは、速やかに企画防災課に報告するものとする。
(実施状況等の公表)
第8条 町長は、毎年度、手紙の実施状況を取りまとめ、町ホームページ及び広報ことひらに掲載するものとする。
2 町民等から寄せられた提案等のうち、町民の関心が高いと思われる事項については、住所及び氏名は公表せず、内容については個人を特定できないように編集して公開することができるものとする。
(その他)
第9条 この要綱に定めるもののほか、手紙に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、令和4年10月13日から施行する。
