○琴平町文書管理規則
平成25年10月1日
規則第19号
(趣旨)
第1条 この規則は、琴平町が保有する情報は町民の財産であるという考えに基づき、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより事務の効率的な運用及び町政情報の適正な管理に寄与することを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真(これらを撮影したフィルム等を含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。
(2) 文書管理システム 電子計算組織を利用して文書の収受、起案、決裁、検索、保存、廃棄その他文書管理に関する事務の処理を行うシステムで、町長が管理するものをいう。
(3) 紙文書 文書のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(4) 電子文書 文書のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システム又はファイルサーバに記録されたものをいう。
(5) 課 琴平町課設置条例(平成17年琴平町条例第3号)第2条に規定する課をいい、課に相当する組織を含む。
(6) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(7) 文書管理責任者 総務課職員で、総務課長に代わって文書の管理をする者をいう。
(8) 保管 各課の課長(以下「各主管課長」という。)が、文書をその事務室内において管理することをいう。
(9) 保存 文書の保管期間が経過した後において、当該文書を管理することをいう。
(10) フォルダ 紙文書をまとめて整理するもので、総務課が指定したものをいう。
(11) ボックス ファイルを分類整理するための入れ物で、総務課が指定したものをいう。
(12) 編さん 保管期間が経過した関係文書を整理することをいう。
(13) 保存箱 編さんしたフォルダ又はボックスを入れる箱で、総務課が指定したものをいう。
(14) ファイル 相互に密接な関連を有する文書(保存年限を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたものをいう。
(総務課長の責務)
第3条 総務課長は、文書管理全体に関する運営、指導及び調整に努めなければならない。
(主管課長の責務)
第4条 主管課長は、常に課内における文書の正確、かつ、迅速な取扱いに留意し、適正な管理に努めなければならない。
(文書管理主任)
第5条 文書管理事務を円滑適正に行うため、各課に文書管理主任を若干名置く。
2 文書管理主任は、各課の課長補佐、主任又はそれに相当する職位にある者で、各主管課長が指名する者をもって充てる。
3 文書管理主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課職員に対する文書管理に関する指導、調整等を行うこと。
(2) 文書の整理、保管に関すること。
(3) 文書の編さん、保存に関すること。
(4) 文書の登録、廃棄に関すること。
(収受文書の電子化等)
第5条の2 紙文書の収受文書は、電子化するものとする。ただし、次に掲げる収受文書は、電子化を省略することができる。
(1) 大型図面その他の文書の形状上容易に電子化できない文書
(2) 写真その他の資料・記録としての価値を維持する上で紙保存が不可欠な文書
(3) 契約書その他の法令等の規定に基づき押印又は自署が行われている文書(慣行として押印が行われた文書を除く。)
(4) 改ざん防止用紙を用いた文書又は改ざん防止措置を施された文書
(5) 法令等により紙文書としての保管及び保存が義務付けられているもの
(6) 請求書その他の財務関係文書
(7) その他主管課長が電子化が困難と判断した文書で相当の理由のあるもの
2 電子化された収受文書(次項において「電子化文書」という。)は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算し1年間保存した後、主管課により廃棄することができる。
3 主管課長は、電子化文書を保存するに当たっては、記録の損傷、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講ずるものとする。
(文書の整理)
第6条 紙文書は、フォルダ等を使用して常に整然と分類整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように各課内の書棚、キャビネット等(以下「キャビネット等」という。)に収納し保管しなければならない。ただし、図面及び成果品等でフォルダ等を使用できないときはこの限りではない。
2 電子文書は、文書管理主任等がファイルサーバ内のデータを常に点検し、及び整理しなければならない。
3 文書は、能率的な事務が行えるよう、相互に密接な関連を有する文書(保存年限を同じくすることが適当であるものに限る。)をファイルとしてまとめなければならない。
4 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講じなければならない。
(文書の分類)
第7条 文書管理主任等は、事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的なファイル基準表を文書管理責任者が指定する日までに作成しなければならない。
(文書の保管期間)
第8条 紙文書のキャビネット等での保管期間は、当該文書に係る処理が完結した日の属する会計年度4月1日から1年間とする。ただし、保管期間が過ぎた後においても継続する事業又は契約等、事務の都合上必要であると各主管課長が認めた場合は、この限りでない。
(文書の編さん)
第9条 各職員は、課内に保管されている紙文書が保管期間を過ぎたとき又は事業が終了したときは、文書管理主任の指示のもと、保存期間ごとに紙文書をフォルダ等を用いて編さんしなければならない。ただし、図面その他のフォルダ等で編さんすることが困難なものについては、最適な方法により編さんすることができる。
(保存を要しない文書)
第10条 文書は、主管課が保存するものとし、他の課から文書を収受した課の当該文書の取扱いは、保存を要しない又は重要でない文書とする。
2 次に掲げる文書は、保存を要しないものとし、供覧等の事務処理後目的を達したときは、廃棄することができる。
(1) 図書、物品等のあっせんに係る文書
(2) 催物、行事、会議等を不特定多数に周知させるものに係る文書
(3) 挨拶状、案内状等供覧することにより、目的が達成される文書
(4) その他軽易な文書で前各号に準ずるもの
(保存期間)
第11条 町長は、文書の区分及び事務の内容に応じた適切な保存期間を設けなければならない。
(1) 法令、条例及び他の規則等により保存期間が定められているもの
(2) 特に別の保存期間を定める必要があると町長が認めるもの
(保存期間の起算日)
第12条 保存期間の起算日は、当該文書に係る処理が完結した日の属する会計年度の翌年度4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保管するものの保存期間の起算日は、処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。
2 前項により作成された文書保存リストは、文書管理主任が検印したのち、主管課長の決裁を経て文書管理責任者へ保存登録を依頼しなければならない。
(保存箱の移送)
第14条 文書管理主任は、前条の規定により、登録された編さんファイルを保存箱に収め、保存箱に文書保存リストを貼付しなければならない。
2 文書管理主任は、前項の規定により文書保存リストが貼付された保存箱を文書管理責任者が指定した保存文書庫へ速やかに移送しなければならない。
(保存期間の延長)
第15条 町長は、保存期間が満了した文書について職務の遂行上必要がある又は歴史的価値のある文書の有無を調査し、保存の必要があると認める場合は、期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る期間が満了したときも同様とする。
(保存文書の廃棄)
第16条 保存期間が満了した文書は、文書管理主任が主管課長と協議のうえ、廃棄しなければならない。
2 廃棄文書は、他に不正に利用されることのないよう確実な方法により廃棄し、又は電磁的記録については、完全に消去しなければならない。
(廃棄完了)
第17条 文書管理主任は前条により文書の廃棄が完了した場合、保存箱に貼付してある文書保存リストに検印のうえ、速やかに文書管理責任者に廃棄作業が完了したことを報告しなければならない。
2 文書管理責任者は、前項の報告を受けたときは、速やかに文書管理システムに廃棄の完了を登録しなければならない。
(その他)
第18条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。
附則
この規則は、平成25年10月1日から施行する。
附則(平成26年7月28日規則第10号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成30年3月28日規則第2号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日規則第6号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日規則第14号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
別表
1 第1類(30年保存)
(1) 町の総合計画又は主要な事業計画及び運営に関する基本方針の決定若しくはその変更に関するもの
(2) 町の配置分合、改称、字区域及び境界変更その他行政区域に関するもの
(3) 町有財産の取得、管理、処分その他権利の設定に関するもの
(4) 土地収用法の規定による裁決等処分に関するもの
(5) 例規文書、公示文書及び令達文書の原義及び関係文書
(6) 行政処分又は町の権利義務に関するもので特に重要なもの
(7) 原簿、台帳、図面、建物竣工図面等で特に重要なもの
(8) 町職員の任免、進退、賞罰等に関する文書及び履歴書で特に重要なもの
(9) 叙位叙勲、褒章、表彰等に関する文書で特に重要なもの
(10) 諸統計書、調査研究、広報等で町史の資料となるもの
(11) 町の沿革を知る重要なもの
(12) 議会の議決を要するもの
(13) 予算書及び決算書(総務課所管のものに限る。)
(14) 貸付、年金、町債等に係る文書で、その給付又は償還が10年以上となるもの若しくは終了していないもの
(15) 往復文書で特に重要なもの
(16) 町長又は副町長の事務引継書
(17) 会議録等で特に重要なもの
(18) 町長、副町長又は会計管理者の決定権限に係るもののうち、特に重要なもの
(19) 前各号のほか10年を超え保存が必要と認められるもの
2 第2類(10年保存)
(1) 許可、認可、承認、裁定その他行政処分又は契約関係書類等に関するもので重要なもの
(2) 審査請求、異議申立てその他行政不服審査に関するもの
(3) 請願、訴訟、陳情等に関するもの
(4) 工事の設計書及びその他工事の執行に関するもの(第1類に属するものを除く。)
(5) 町職員及び各種委員の任免、進退、賞罰等に関する文書及び履歴書で重要なもの
(6) 叙位叙勲、褒章、表彰等に関する文書で重要なもの
(7) 諸統計書、調査研究、広報等で第1類に属さないもの
(8) 租税、公課及び賦課徴収等に関するもの
(9) 琴平町補助金等交付規則(平成25年琴平町規則第2号)に関するもの
(10) 国又は県からの通知等で事務の指針となる重要なもの
(11) 国県支出金に係る申請、通知、報告等に関するもの
(12) 出納に関する帳簿及び証拠文書(出納室所管の支出伝票及び出納簿等)
(13) 原簿、台帳、図面等で重要なもの
(14) 町長、副町長又は会計管理者の決定権限に係るもの
(15) 往復文書で重要なもの
(16) 会議録等で重要なもの
(17) 総務課長の決定権限に係るもののうち、特に重要なもの
(18) 前各号のほか5年を超え保存が必要と認められるもの
3 第3類(5年保存)
(1) 許可、認可、承認、裁定その他行政処分又は契約関係文書等で第1類及び第2類に属さないもの
(2) 報酬、給与及び手当の支払の根拠となるもの
(3) 国又は県の訓令、指令、例規又は通知等の文書
(4) 国又は県からの補助金に関するもの
(5) 寄付申込み等によるもので、軽易なもの
(6) 諸統計書、調査研究、広報等で第1類及び第2類に属さないもの
(7) 選挙に関するもの
(8) 議会に関するもの。琴平町議会事務局処務規程(昭和33年琴平町議会規程第1号)第7条に掲げる永久保存は除く。
(9) 負担行為決議書、調定書等で、第2類に属さないもの
(10) 視察復命書、出張命令簿及び時間外勤務命令簿
(11) 定数外職員等の任免に関するもの
(12) 職員の健康管理及び福利厚生に関するもの
(13) 台帳、帳簿等で第1類及び第2類に属さないもの
(14) 往復文書で第1類及び第2類に属さないもの
(15) 会議録等で第1類及び第2類に属さないもの
(16) 情報公開請求及び個人情報開示請求に関するもので第1類及び第2類に属さないもの
(17) 総務課長の決定権限に係るもので第2類に属さないもの
(18) 各主管課長の決定権限に係るもののうち、特に重要なもの
(19) 前各号のほか3年を超え保存が必要と認められるもの
4 第4類(3年保存)
(1) 文書の収受発送簿等
(2) 会議録等で軽易なもの
(3) 職員の欠勤、遅参、早退及び休暇等に関するもの
(4) 会議又は講習会に関するもの
(5) 台帳、帳簿等で軽易なもの
(6) 往復文書で第1類から第3類までに属さないもの
(7) 各主管課長の決定権限に係るもの
(8) 前各号のほか1年を超え保存が必要と認められるもの
5 第5類(1年保存)
(1) 台帳等へ転記済みの各種伝票等
(2) 各主管課長権限に係るもののうち、軽易なもの
(3) 課長補佐以下の決定権限に係るもの
(4) 軽易な往復文書で第1類から第4類までに属さないもの
(5) 各種日誌、日報、施設利用者名簿等
(6) 各課間の往復文書
