○琴平町公文書作成要領
平成29年4月1日
訓令第4号
琴平町公文書作成要領(平成21年琴平町訓令第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 琴平町公文例規程(昭和49年琴平町訓令第4号)による文書の左横書き等の実施については、この要領の定めるところによる。
(文体)
第2条 文体は、口語体とし、文語体は用いない。
2 一般の文書は、主として「ます」体、「です」体とする。
3 一般の文書以外の文書(許認可、要領、契約等)は、主として「である」体とする。
(用字及び用語)
第3条 公文書の作成に当たっては、次の点に注意しなければならない。
(1) 文の飾、あいまいな言葉、まわりくどい表現はやめる。
(2) むずかしい言葉や俗な言葉が混じらないようにする。
(3) 専門用語はなるべく用いないで、努めてやさしいものを用いる。
(4) 文章は区切って短くする。
(5) 内容に応じ、箇条書きとする。
(6) 結論、主題を先に述べる。
(7) 敬語は礼儀を失わない程度に表現する。
2 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び仮名については、次の基準による。
(1) 文字は、原則として漢字とひらがなを用いる。ただし、外国の地名、人名、外来語(その意識の薄くなっているものは除く。)等は、片仮名を用いる。
(2) 漢字、仮名遣い及び送り仮名は、次の範囲による。ただし、人名、地名等漢字で表わすことに決まっているものは、これによらないことができる。
ア 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
イ 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
ウ 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
エ 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(3) 漢字にふりがなを付ける場合は、その字の上に付ける。
(数字)
第4条 数字は、アラビア数字を用い、漢数字は用いない。ただし、次に掲げるような場合は除く。
(1) 固有名詞 四国、九州、二重橋
(2) 概数を示す語 二・三日、四・五人、数十日
(3) 数量的な感じのうすい語 一般、一部分、四分五裂
(4) 単位として用いる語 120万、1,200億
(5) 慣習的な語 一休み、二言目、二日間続き、三月(みつきと読む場合)
2 数字のけたの区切り方は、3位区切りとし、区切りには「，」(コンマ)を用いる。ただし、年号、文書番号、電話番号などは、区切りを付けない。
3 小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。
(1) 小数…0.123
(2) 分数…2分の1
(3) 帯分数…
4 日時、時刻及び時間の書き方は、次の例による。
(1) 普通の場合
日付 平成29年4月1日 令和元年5月1日
時刻8時30分
時間9時間20分
(2) 省略する場合 平成29.4.1 令和元.5.1
(句読点等)
第5条 記号の用い方は次の例による。
(1) 句読点は、「。」(まる)及び「、」(てん)を用い、「，」(コンマ)は用いない。
(2) 「．」(ピリオド)は、単位を示す場合、見出し記号に付ける場合及び省略符号とする場合に用いる。
(例)
1,234.00円 0.12
平成29.4.1 令和元.5.1
N．H．K
(3) 「：」(コロン)は、次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合に用いる。
(例) 注：……。電話：○○―○○○○
(4) 「～」(なみがた)は、「……から……まで」を示す場合に用いる。
(例)
第1号～第10号
東京～大阪
(5) 傍点及び傍線を用いる場合は、傍点は語句の上に、傍線は語句の下に付けて書く。
(例)
そ菜、かん詰、ぼう然
公文書をやさしく書くことは能率的である。
(6) 「々」(くりかえし符号)は、漢字1字のくり返しの場合に用いる。ただし、異なった意味の場合は用いない。
(例)
用いる場合
人々 国々 年々 日々
用いない場合
民主主義 学生生活 委員会会則
(7) ( )(括弧)は、ひとつの語句又は文のあとに注記を加えるときに、その注記をはさんで用いる。
「 」(かぎ)は、引用する語句若しくは文又は特に示す必要のある語句をはさんで用い、「 」(かぎ)の中で更に括弧を用いるときは、『 』(ふたえかぎ)を用いる。
(見出し符号等)
第6条 項目を細別するときは、次のとおりとする。
第1
1
(1)
ア
(ア)
a
(a)
2 見出し符号は、句読点を付けず、1字空けて次の字を書き出す。
(文書の書式)
第7条 文書の書式は、個々に、条例、規則等その他の法令で定められているが、書式の一般基準はおおむね次のとおりとする。
(1) 共通事項
ア 本文は、1字空けて書き出す。
イ ただし書きは、行を改めない。
ウ なお書き及びおって書きは、行を改める。この場合、両方を使うときは、なお書きを先にする。
エ 1行の字数及び各行の間隔は、全体の釣り合いを考えて適当な間隔を空ける。
オ 「下記のとおり」「次の理由により」などの下に書く「記」「理由」などは中央に書く。
カ あて名につける敬称(町の機関相互の往復文書等に係る敬称を除く。)には、「様」を用いる。ただし、次に掲げる文書は、「殿」を用いることができる。
(ア) 表彰状、感謝状等文書の内容及び形式から「殿」が適切と思われる文書
(イ) 法令等により様式に「殿」が使用されている文書
キ 公印は、文書施行名義者の最後の文字の中央にかかり、かつ、公印を押した後が1字分空くように押す。
ク 契印は、原議を下にし、文書の上端中央に押す。
(2) 一般文書の場合
ア 文書番号は、用紙の中央やや右から書き出し、終りは2字空ける。
イ 年月日は、文書番号の下に、文書番号と書き出しをそろえて書く。
ウ あて名の書き出しは、左から1字を空ける。
エ 標題(件名)は、3字空けて書き出し、書ききれないときは、その行の終りを2字空けて行を改める。この場合、(通達)、(照会)、(回答)、(報告)など文書の種類を明らかにする。
(3) 主な書式例は、別紙のとおりとし、条例、規則等の案文作成の方法は第10条に定めるところによる。
(文書のとじ方)
第8条 文書は左とじとする。ただし、特別の場合の文書のとじ方は、次の例による。
(1) 縦書き文書のみをとじるときは、右とじとする。
(2) 左横書き文書と縦書き文書を一つにとじる場合は、支障のない限り左とじとする。
(用紙の規格)
第9条 用紙は、日本産業規格によるA4判を用い、原則として縦長にして用いる。ただし、特に他の規格を必要とする場合は、この限りではない。
2 起案用紙、けい紙、封筒等の様式は、別に定める。
(条例、規則等の案文作成要領)
第10条 条例、規則、告示、公告及び訓令の案文は、次の要領により作成するものとする。
1 共通事項
(1) 文字は、MS明朝体で10.5ポイントとすること。
(2) アラビア数字は、1文字の場合は全角とし、2文字以上の場合は半角とすること。
(3) 英字は半角とし、表記方法に慣例がある場合に限りそれに従うこと。
(4) 括弧は全角とし、見出し符号の括弧に限り半角とすること。
(5) 3文字以上のアラビア数字について、文字列の幅を半字分残す場合はMicrosoft Wordの「文字の均等割り付け」を用いて、半字分広げて均等割り付けすること。
(6) 条例、規則、告示、公告、訓令その他の法令における漢字使用、送り仮名の付け方については、第3条第2項第2号に定めるもののほか、法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)のとおりとすること。
(7) 前各号に定めるもののほかは、琴平町例規システムに準ずること。
2 条例、規則、告示(規程形式に限る。)及び訓令の新規制定及び廃止の案文
(1) 用紙は日本産業規格によるA4を横長に用い、1行あたり65文字、1ページの行数を24行として作成すること。
(2) 配字及び形式は、別表第1(条例、規則、告示(規程形式に限る。)及び訓令)のとおりとすること。
3 告示(規程形式を除く。)及び公告の案文
(1) 用紙は日本産業規格によるA4を縦長に用い、1行あたり40文字、1ページの行数を36行として作成すること。
(2) 配字及び形式は、別表第2(告示(規程形式を除く。)及び公告)のとおりとすること。
4 条例、規則、告示及び訓令の一部改正の案文
(1) 琴平町例規システムの新旧対照表を用いて作成すること。
(2) 配字及び形式は、別表第3(条例、規則、告示(規程形式に限る。)、告示(規程形式を除く。)及び訓令)のとおりとすること。
(3) 罫線の線の太さは0.75とすること。
(4) 一部改正の方法は、別表第4のとおりとする。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和元年6月11日告示第50号)
この要綱は、令和元年7月1日から施行する。ただし、第5条中別表第4の改正規定は、公布の日から施行する。
