○琴平町情報公開事務取扱要綱
平成18年3月24日
要綱第4号
第1 趣旨
第2 情報公開の事務分掌
第3 公開請求書の受付
第4 公開決定等
第5 第三者に関する情報の取扱い
第6 行政文書の公開
第7 費用徴収
第8 審査請求があった場合の取扱い
第9 本人情報の開示
第10 実施状況の公表
第11 行政文書の収集、管理及び提供
附則
第1 趣旨
この要綱は、情報公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を、別に定めがあるもののほか、琴平町情報公開条例(平成18年琴平町条例第2号。以下「条例」という。)及び琴平町情報公開条例施行規則(平成18年琴平町規則第1号。以下「規則」という。)に基づき定めるものとする。
第2 情報公開の事務分掌
1 総合窓口の設置
総務課に総合窓口を設置し、そこで情報公開制度の調整事務を行うものとする。
2 総合窓口で行う事務
(1) 情報公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 所管課又は他の実施機関との連絡調整に関すること。
(3) 情報公開事務の取扱いについての総合的な調整に関すること。
(4) 琴平町情報公開審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(5) 情報公開制度の運用状況の公表に関すること。
3 所管課で行う事務
(1) 情報公開についての相談に関すること。
(2) 公開請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。
(3) 公開請求の受付及び受理に関すること。
(4) 行政文書の写しの交付等に要する費用の徴収に関すること。
(5) 公開決定等及びその通知に関すること。
(6) 他の実施機関への事案の移送の決定に関すること。
(7) 公開決定等に係る町、国、他の地方公共団体及び公開請求者以外の者(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の機会の付与に関すること。
(8) 行政文書の公開の実施に関すること。
(9) 公開決定等に係る審査請求の受付及び受理に関すること。
(10) 審査会に対する諮問に関すること。
(11) 公開決定等に係る審査請求についての裁決に関すること。
(12) 行政文書の収集、管理及び提供に関すること。
第3 公開請求書の受付
1 相談及び案内
総合窓口での対応
相談の内容によっては、行政文書の公開請求によらなくとも情報提供ができるものや他の制度の利用によるべきものがあるので、それぞれ、次のとおり対応するものとする。
(1) 情報の提供
従来から情報提供されていたものや、広報及び統計書等の行政資料により対応できるものや、公表を目的として作成しているものなどについては、その情報を提供する。その場合、必要に応じて所管課へ案内する。
(2) 他の制度との調整(条例第16条)
他の法令等の規定により閲覧等をすることができるものについては、条例に基づく公開が行われない場合があるので、これに該当する場合はその旨を説明し、所管課への案内等を行う。
所管課での対応
相談の内容によっては、行政文書の公開請求によらなくとも情報提供ができるものや他の制度の利用によるべきものがあるので、それぞれ、次のとおり対応するものとする。
(1) 情報の提供
従来から情報提供されていたものや、広報及び統計書等の行政資料により対応できるものや、公表を目的として作成しているものなどについては、その情報を提供する。
(2) 他の制度との調整(条例第16条)
他の法令等の規定により閲覧等をすることができるものについては、条例に基づく公開が行われない場合があるので、これに該当する場合はその旨を説明する。
2 公開請求書の受付
(1) 公開請求書の受付窓口
公開請求書の受付は、所管課おいて行うものとする。所管課に公開請求書が郵送された場合は、直ちに、請求内容を確認のうえ、対応方法について総合窓口と協議するものとする。
(2) 公開請求の方法
ア 公開請求は、行政文書の公開を請求する者が、公開請求書を所管課に提出することにより行うものとする。
イ 公開請求に当たっての必要な要件が満たされている場合には、郵送により公開請求書を提出することができるものとする。
ウ 郵送による場合の郵送先は、所管課とする。
エ 口頭、電話による公開請求は認めないものとする。
(3) 公開請求書の受付に当たっての注意事項
ア 公開請求は、原則として、請求内容1件につき1枚の公開請求書により行うものとする。ただし、同一の所管課に同一人から複数の行政文書の公開請求があった場合は、「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」の欄に記載することができる範囲で、1枚の請求書により行うことができるものとする。
イ 公開請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書面(委任状等)の提出があった場合には、代理人により行うことができるものとする。
代理人により公開請求された場合は、その代理人に対して代理人関係を表す書面(委任状)の提出を求めるものとする。なお、この書面には本人が代理人として選任した旨の意思表示、付与された代理権の範囲(公開請求書の提出だけか、あるいは一連の決定の通知書を受け取り、実費負担の支払義務、公開を受ける権限等を含むのか否か。)及び本人と代理人の住所、氏名、連絡先が記載されていることを要する(本人の氏名については、署名又は記名・押印がされていることが必要である。)。
また、公開請求が行われることにより、この条例に基づく一定の継続的な法律関係が形成されるため、代理人に関する本人確認も行うものとする。
その方法は、代理人が法人に属している者であるときは、その法人が発行した写真付きの身分証明書、運転免許書、旅券、医療保険証、公的年金の手帳又は証明書その他の適切な方法により行うものとする。
ウ 公開請求をする者が身体の障害等により、自ら公開請求書に記載することが困難な場合は、総合窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応することができるものとする。
エ ファクシミリ又は電子メールによる公開請求については、誤送信の危険があること、また、到達の確認手段が確立していないこと等から、当分の間は認めない。
(4) 公開請求書の記載事項の確認
所管課では、公開請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
ア 公開請求をする者の氏名又は名称
(ア) 個人の場合は氏名、法人その他の団体の場合は名称並びに代表者の氏名が記載されていること。
(イ) 代理人による請求の場合は、本人の氏名又は名称に続けて、『代理人琴平町○○○番○号(代理人氏名)』のように記載されていること。
(ウ) 公開請求しようとする者の押印を要する。ただし、公開請求しようとする者(個人の場合に限る。)がその氏名を自書する場合は、この限りでない。
(エ) 代理人による請求に伴う委任状には、本人の署名又は記名押印がされていることが必要である。
イ 公開請求をする者の住所
個人の場合は住所又は居所、法人その他の団体の場合は事務所又は事業所の所在地が記載されていること。
なお、公開請求者に迅速かつ確実に連絡するため、電話番号(自宅、勤務先等)、担当者氏名等の記載を求めるものとする。
ウ 行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項等行政文書の名称又は知りたいと思う事項の内容が、行政文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
(注) 規則様式第1号の「公開の実施の方法」欄について
公開の実施の方法については、条例第15条第3項の規定により、行政文書の全部又は一部を公開する旨の通知があった日から起算して30日以内に申し出ることとされていることから、当該欄を記載するかどうかは公開請求者の任意であるが、公開請求を行う時点で希望する公開の実施の方法が確定している場合は、あらためて申出を求めることは合理的でないことから、当該欄を設けたものである。
(5) 公開請求書の補正(条例第6条第2項)
ア 記載事項に記入漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、公開請求者に対して当該箇所の補正を求めるものとする。
イ 郵送により公開請求書が提出された場合には、必要部分の補正を文書で求めるものとする。
ウ 補正を求めた場合にあっては、補正の参考となる情報の提供に努めることとされていること、当該補正に要した日数については、公開決定期間に算入されないこと(条例第11条第1項)に注意する必要がある。
なお、公開請求者が補正に応じず、そのまま請求書を提出する旨の意思を明確に示した場合には、請求書は、そのまま受領するものとし、当該公開請求が不適法であることを理由とする非公開決定を行うこととなる。
3 公開請求書の取扱い
所管課で公開請求書を受け付けた後は、次により処理するものとする。
(1) 公開請求者に対する説明等
公開請求書を受け付けた場合は、当該請求書に収受印を押印し、持参で公開請求者に対し、次の事項を説明するものとする。
なお、受付日は、公開決定等の期間の起算日となることに注意すること。
ア 公開請求に係る行政文書の公開決定等は、請求書を受け付けた日から起算して15日以内に行うが、やむを得ず延長する場合があること。
イ 公開決定等は書面により通知し、公開する場合は、公開を実施する日時、場所及び行政文書の写し等の交付に要する費用等についても、同書面で通知すること。
ウ 行政文書の写し等の交付を受ける場合は、行政文書の写し等の交付に必要な費用を公開請求者が負担しなければならないこと、また、送付を希望する場合は、これに加え、送付に必要な費用を負担しなければならないこと。
(2) 公開請求書の保管等
所管課は、公開請求書を保管するものとする。
また、公開請求書に基づいて情報公開請求受付簿(様式第1号)を作成し、当該公開請求書の事務処理結果について整理しておくものとする。
4 事案の移送(条例第13条)
(1) 事案の移送の協議
所管課は、公開請求に係る行政文書が他の実施機関により作成されたものであるときなど他の実施機関において公開決定等をすることが適当と認めるときは、速やかに当該他の実施機関と事案の移送について協議を行うものとする。
(2) 事案の移送の決定
実施機関相互の協議が整った場合は、事案の移送の決定を行い、移送をする実施機関は、移送先の実施機関に対して、その旨を文書で通知するものとする。
(3) 公開請求者への通知等
事案の移送をした場合は、所管課は、公開請求事案移送通知書(規則様式第7号)により、速やかに公開請求者に対し通知するものとする。なお、事案の移送は、町内部の問題であり、公開決定等の期限は、当初の公開請求の時点から起算されることに注意すること。
第4 公開決定等
1 内容の検討
所管課は、公開請求があったときは、公開請求に係る行政文書に記録されている情報が条例第7条各号に規定する情報(以下「非公開情報」という。)に該当するかどうかを検討するものとする。
2 公開決定等の期限(条例第11条第1項)
原則として、公開請求があった日から起算して15日以内に公開決定等を行わなければならない。なお、所管課において請求書を受け付けた日をもって、公開請求があった日として取り扱うものとする。
3 公開決定等の期限の延長(条例第11条第4項)
(1) 事務処理上の困難その他正当な理由により公開決定等の期限を延長する場合は、所管課は、公開請求があった日から起算して15日以内に公開決定等期間延長通知書(規則様式第5号)により、公開請求者に通知するものとする。
(2) 延長した場合の期限は、公開請求があった日から起算して45日を限度とすることとされているが、延長期限を45日としたのは、公開請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されているときに、当該第三者に意見書を提出する機会を保障するために必要な期間を確保するためのものであることから、これ以外の場合にあっては、公開決定等の期限が原則として15日以内とされていることを勘案し、延長したときでも、30日以内に公開決定等を行うよう努めるものである。
4 公開決定等の期限の特例(条例第12条)
請求に係る行政文書が著しく大量であるため、公開請求があった日から起算して45日以内にそのすべてについて処理することが不可能な場合、また、そのすべてについて処理することで通常の事務の遂行に著しい支障が生ずる場合は、公開請求に係る行政文書のうち相当の部分について45日以内に公開決定等をし、残りの行政文書については相当の期間内に公開決定等を行うことができるが、この場合は、所管課は、請求があった日から起算して15日以内に公開決定等期間特例延長通知書(規則様式第6号)により、公開請求者に通知すること。なお、第4の3の「決定期限の延長」を行った後、更に「公開決定等の期限の特例」を適用することはできないことに注意すること。
5 第三者に関する情報
公開請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されているときの取扱いは、第5「第三者に関する情報の取扱い」によるものとする。
6 公開決定等の決裁
公開決定等は、所管課長がする。ただし、特に重要であると認められる事案については、町長の決裁を受けなければならない。
7 内部調整
所管課長は、公開決定等に当たっては、次のとおり内部調整を行うものとする。
(1) 総務課長との協議
所管課長は、公開決定等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に総務課長と協議し、調整するものとする。
(2) 関係課等との調整
所管課長は、公開の請求に係る行政文書に他の所管課が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又は町の他の実施機関が作成したものである場合には、事案の移送を行う場合を除き、当該関係課等又は他の実施機関と連絡をとり、調整を行うものとする。
8 公開・非公開決定の起案
(1) 決定の起案
所管課は、公開・非公開の決定に係る協議等の結果を踏まえ、慎重に決定をする。この場合、起案文書には次に掲げる書類を添付するものとする。
また、特別な理由により、公開決定等の決定期間を延長するとき又は第三者情報の公開決定等も同様の決定手続を行うものとする。
ア 請求書(公開決定等の決定期間を延長する場合は、請求書の写し)
イ 決定通知書の案又は延長通知書の案
ウ 公開請求のあった行政文書の写し
エ 第三者からの意見聴取に係る起案文書、第三者から提出された意見書及び参考資料
オ その他公開決定等の決定の参考となる資料
9 公開決定等の内容及びその通知
(1) 全部公開決定
所管課は、公開請求に係る行政文書に非公開情報に該当する情報が記録されていないときは、行政文書の全部を公開する旨の決定を行い、行政文書公開決定通知書(規則様式第2号)により公開請求者に通知するものとする。
ただし、公開決定内容が、請求に係る行政文書の全部の公開をする場合であって、直ちにその公開が可能となるものについては、公開請求者において何ら不利益はないと考えられるので、通知書面は省略することができるものとする。
(2) 部分公開決定(条例第8条)
所管課は、次の場合には、行政文書の一部を公開する旨の決定を行い、部分公開決定通知書(規則様式第3号)により公開請求者に通知するものとする。
ア 公開請求に係る行政文書の一部に非公開情報が記録されている場合で、その部分を容易に区分して除くことができるとき。このことから、容易に区分できないときは、部分公開の義務はないことになるが、「容易に区分して除くことができないとき」とは、非公開情報の記載部分の区分けが困難な場合だけでなく、区分けは容易であるがその部分の分離が技術的に困難な場合も含まれるものであり、例えば、同一の音声テープやビデオテープの中に、非公開情報が含まれている場合は、この部分を分離し、視聴させることは技術的に困難であることから、非公開決定を行うこととなる。
イ 条例第7条第2号の情報(特定の個人を識別することができるものに限る。)で、氏名等特定の個人を識別することができる記録を除くことにより、個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるとき。
(3) 非公開決定
所管課は、次の場合には、行政文書の全部を公開しない旨の決定を行い、非公開決定通知書(規則様式第4号)により公開請求者に通知するものとする。
ア 公開請求に係る行政文書に非公開情報に該当する情報が記録されており、かつ、部分公開も行うことができないとき。(条例第7条各号)
イ 公開請求に係る行政文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否するとき。
ウ 公開請求に係る行政文書を保有していないとき。
エ 公開請求が不適法であるとき。
(4) 行政文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否するときの取扱い(条例第10条)
所管課は、行政文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否しようとするときは、当該情報の内容及び行政文書の存在を明らかにできない理由を明示したうえで、総合窓口に、その適否について協議するものとする。
行政文書の題名や内容など当該行政文書を特定できる事項を記載すること。
公開を実施する日時を記載する。この場合、公開請求者と事前に電話等で連絡をとり、互いに都合の良い日時を指定することが望ましい。
公開の場所は、原則として次のとおりとする。
(ア) 所管課と総務課とが協議した場所とする。
全部公開決定及び部分公開決定(以下「公開決定」という。)に係る行政文書の写しの交付をする場合に、公開請求者に負担を求める額を記載するものとする。なお、公開決定の時点で額が確定していない場合は、概算額(・・円程度、‥円以内等)の記載で足りるものとする。
カ 「公開をしないと決定した部分」欄について(規則様式第3号)
公開をしない情報の概要を記載するものとする。
なお、公開請求に係る行政文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否するとき又は公開請求に係る行政文書を保有していないこと若しくは公開請求が不適法であることを理由に公開請求を拒否するときについても、その旨及びその理由を具体的に記載する必要があることに注意すること。
(6) 決定通知書の送付
所管課は、公開決定等を行った場合には、速やかに決定通知書を作成し、公開請求者に送付するものとする。
第5 第三者に関する情報の取扱い
1 意見書提出の機会の付与
所管課は、請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されているときは、必要に応じ、当該第三者に意見書を提出する機会を与えるものとする。
ただし、次の場合は、第三者の所在が判明しない場合を除き、第三者に意見書を提出する機会を与えなければならないことに注意すること。
2 機会の付与の方法
3 第三者への決定の通知
また、非公開決定を行った場合には、口頭又は書面で通知するものとする。
4 第三者が公開に反対する旨の意見書を提出した場合の取扱い
第三者が当該行政文書の公開に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、公開決定を行ったときは、公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意すること。
第6 行政文書の公開
1 公開の方法
(1) 文書又は図画の公開の方法
ア 閲覧の方法
原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該行政文書を汚損し、又は破損するおそれがあるとき、日常業務に使用している台帳等を提示する場合で提示することにより日常業務に支障をきたすとき、部分公開を行う場合その他正当な理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。(条例第15条第1項)なお、この場合、複写に要する費用は徴収しないものとする。
イ 写しの作成及び交付の方法
(ア) 行政文書の原本又はそれを複写したものについて、乾式複写機により作成した写しを交付することにより行うものとする。なお、写しの用紙の大きさは、日本産業規格A列3番、B列4番、A列4番又はB列5番とする。この場合、写しの作成は、原則として所管課の職員が行うものとする。
(イ) 著作権法により複製を禁じられているものについては、写しの交付ができないので注意すること。
ウ 部分公開の方法
(ア) 公開部分と非公開部分がページ単位で区分できる場合
非公開部分をクリップで挟み閉ざしたもの、非公開部分を袋で覆ったもの等により公開する。
(イ) 公開部分と非公開部分が同一ページにある場合
非公開部分を黒色の遮へい物で覆って複写したもの、該当ページを複写したうえで非公開部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写したもの等により公開する。
(2) 電磁的記録の公開の方法(規則第7条)
ア 録音テープ又はビデオテープに記録された情報の場合
総合窓口が指定した再生用機器を用いて視聴させるものとする。なお、同一の録音テープ又はビデオテープ中に非公開情報が含まれている場合は、これを分離することは技術的に困難であることから、非公開情報が含まれている録音テープ又はビデオテープについては公開を行わない。
イ 上記以外の電磁的記録の場合
当該磁気的記録をディスプレイ装置に出力したものの視聴又はフレキシブルディスクに記録された電磁的記録で、電子計算機又はワードプロセッサーを用いてその複製物の作成が可能なものについては、当該複製物を交付するものとする。
当該磁気的記録に非公開情報が含まれている場合は、その部分を分離したうえで複製物を作成することは技術的に困難であることから、当該方法による公開は行わない。
2 公開の実施の方法等の申出(条例第15条)
(1) 所管課は、公開決定を行った場合は、公開決定通知書又は部分公開決定通知書に、公開方法等申出書(規則様式第11号)を添付のうえ送付し、指定した月日までに公開の実施の方法等について申出を求めるものとする。
(2) 公開請求者が公開請求書に公開の実施の方法を記載している場合で、別に申出がない場合は、当該記載をもって公開の実施の方法等についての申出とみなされるものである。(規則第6条第2項)
3 公開の実施
(1) 公開を実施する日時及び場所
行政文書の公開は、公開請求に係る行政文書の写し等を送付する場合を除き、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。なお、決定通知をした後、公開請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に公開を受けることができない場合は、別の日時に行政文書の公開を実施するものとする。
(2) 公開の準備
ア 所管課は、公開の指定時刻までに、公開の場所へ公開請求に係る行政文書を搬入し、待機するものとする。
イ 所管課は、破損等のおそれがあるなどの理由により、原本を複写したものを公開する場合は、あらかじめ当該文書の写しを準備するものとする。
(3) 決定通知書の提示
所管課は、公開の場所に来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、公開請求者本人であること、行政文書の表示等の確認を行うものとする。
(4) 行政文書の閲覧の実施
ア 閲覧又は視聴の実施
所管課は、行政文書を提示し、公開請求者の求めに応じて当該行政文書の内容等について説明するものとする。なお、総合窓口の職員は、原則として、この閲覧又は視聴に立ち会うものとする。
(5) 行政文書の写し等の交付
ア 行政文書等の写し等の作成
行政文書等の写し等の作成は、原則として、所管課の職員が行うものとする。
イ 公開当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
当初の公開の実施の方法の申出が閲覧のみである場合であって、公開の当日に行政文書の写し等の交付を求められたときは、再公開の申出として取扱い、公開方法等申出書(規則様式第11号)の提出を求めるものとし、可能である場合はその場で行政文書の写し等の交付を実施して差し支えないものとする。この場合、公開を実施する日時等の通知(要綱第6の2(3))は省略できるものとする。
(6) 指定日以外の行政文書の公開
請求者がやむを得ない理由により、指定した日時に行政文書の公開を受けることができない場合には、別の日時に行政文書の公開を実施することができるものとする。この場合、所管課は、改めて決定通知書又は公開実施日等通知書は送付しないものとし、当初の決定通知の決裁伺に変更した日時を記載するものとする。
第7 費用徴収
1 費用の額(規則第10条)
(1) 文書又は図画の写しの場合
ア(単色刷り)
乾式の複写機により写しを作成した場合(日本産業規格A列3番までの大きさのものに限る。)は1枚につき10円(両面に複写した場合にあっては20円)、とする。
イ(多色刷り)
乾式の複写機により写しを作成した場合(日本産業規格A列3番までの大きさのものに限る。)は1枚につき100円(両面に複写した場合にあっては200円)、とする。
ウ(A列3番以上の規格)
A列3番を超える規格の用紙を用いたときの写しの枚数は、日本産業規格A列3番による用紙を用いた場合の枚数に換算して算定する。
(2) 電磁的記録の複製物の場合
録音テープ、ビデオテープ、磁気ディスク、光ディスク等に複製する場合は、複製物の作成に要する費用に相当する額
(3) 送付する場合
公開請求者が行政文書の写し等について送付を希望する場合は、送付に要する費用の負担を求めるものとした。
2 費用徴収の方法
(1) 納入通知書により徴収
所管課は、納入通知書を公開請求者に交付し、又は送付し、行政文書の写し等の交付に要する費用及び送付に要する費用を金融機関に納付させるものとする。所管課は、行政文書の写し等の交付に要する費用及び送付に要する費用が納付されたことを確認したうえで、公開請求者に対し、当該行政文書の写し等を送付するものとする。
(2) 電磁的記録の複製物の特例的取扱い
電磁的記録の複製物を作成する場合で、公開請求者から録音テープ、ビデオテープ、磁気ディスク、光ディスク等を提出されたときは、費用の徴収は行わず、当該録音テープ、ビデオテープ、磁気ディスク、光ディスク等を使用することにより、複製物を作成することとして差し支えないものとする。
(3) 郵送に要する費用の特例的取扱い
公開請求者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合には、当該郵便切手を使用することにより、行政文書等の写しの郵送を行うこととして差し支えないものとする。
第8 審査請求があった場合の取扱い
本町は、上級行政庁が存在しないため、非公開決定(部分公開を含む。)を受けたものに対し、その決定に不服があるものは、実施機関に審査請求ができる。
1 条例による処分に対する審査請求
(1) 公開請求に対する非公開決定(部分公開を含む。)に対する公開請求者からの審査請求
(3) 公開決定に対する第三者からの審査請求
2 審査請求の窓口
(1) 審査請求は、公開請求に対する公開等の決定を行った処分庁に審査請求書を提出することにより行い、提出先については、所管課で提出を受け付けるものとする。
(2) 審査請求は、書面によることとされていることから口頭での審査請求があった場合は、審査請求書(様式第3号)で提出するよう説明するものとする。
3 審査請求書の要件審査
(1) 記載事項の確認
所管課は、審査請求をしようとするものから審査請求書の提出を受け付ける際は、次の事項について確認を行うものとする。
ア 審査請求書の記載事項の確認(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条第2項関係)
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求に係る処分の内容
(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(エ) 審査請求の趣旨及び理由
(オ) 処分庁(実施機関)の教示の有無及び内容
(カ) 審査請求の年月日
イ 審査請求人が法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
ウ 審査請求人の押印の有無(行政不服審査法施行令(平成27年政令第391号)第4条第2項)
エ 次に掲げる審査請求の区分に従い、当該区分に定める書面の添付の有無(行政不服審査法施行令第4条第3項)
(ア) 審査請求人が法人その他の団体である場合 代表者又は管理人の資格を証する書面
(イ) 審査請求人が総代を互選した場合 総代の資格を証する書面
(ウ) 代理人によって審査請求する場合 代理人の資格を証する書面
オ 審査請求期間の確認(行政不服審査法第18条。公開決定等があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内の審査請求かどうか。)
カ 審査請求適格の有無(公開決定等によって直接自己の権利利益を侵害された者かどうか。)
(2) 補正命令
所管課は、審査請求書の提出を受ける際に、当該審査請求書の記載事項や添付書類に不備がある場合などのときには、審査請求人に対し、相当の期間を定めて、その補正を命じるものとする。
(3) 審査請求についての却下の裁決
所管課は、当該審査請求が次のいずれかに該当するときには、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書(総務省作成行政不服審査法事務取扱マニュアル〔様式編〕様式例第77号。以下同じ。)の謄本を審査請求人に送付するものとする。この場合、所管課は、当該裁決書の写しを総合窓口に送付するものとする。なお、却下の裁決を行う場合は、総合窓口と協議するものとする。
ア 審査請求が法定の期間経過後になされたとき。
イ 審査請求ができない事項について審査請求がなされたとき。
ウ 審査請求書に不備があり、補正を命じてもその補正がなされないまま審査請求がなされたとき。
エ 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
4 審査請求の受理
所管課は、審査請求書が上記3(1)の要件を満たすときは、これを受理するものとする。
5 公開決定等の再検討
(1) 所管課は、審査請求があったときは、直ちに公開決定等の再検討を行うものとする。
(2) 所管課は、再検討の結果、審査請求に係る行政文書の全部を公開することが適当と判断した場合は、第三者から公開に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)が提出されている場合を除き、原処分を取り消す裁決を行い、直ちに審査請求人へ裁決書の謄本を送付するものとする。なお、この場合、審査会への諮問は要しないものである。
(3) 所管課は、原処分を取り消す裁決が行われたときは、審査請求に係る行政文書の全部を公開する旨の決定を行い、通知書(様式第6号)により審査請求人に通知するものとする。
6 審査会への諮問(条例第20条)
(1) 諮問期日等
所管課は、次に掲げる場合を除き、原則として、審査請求書を受理した日から20日以内に、諮問するものとする。
ア 審査請求が不適法であり、却下する場合
イ 裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る行政文書の全部を公開することとする場合(当該行政文書の公開について反対意見書が提出されている場合を除く。)
(2) 諮問書の作成
所管課は、次に掲げる事項を記載した行政文書の非公開(部分公開)決定に係る審査請求に対する裁決について(諮問)(様式第7号)を作成するものとする。
ア 審査請求に係る決定の対象となった行政文書の表示
イ 公開決定等を行った具体的理由
ウ その他必要な事項
(3) 諮問書の提出
所管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総務課長に協議のうえ、町長が決裁して、審査会へ提出するものとする。
ア 審査請求書の写し
イ 公開請求書の写し
ウ 非公開(部分公開)決定通知書の写し
エ 審査請求に係る経過説明書
オ 請求の対象となった行政文書が記録されている行政文書の写し
カ その他必要な書類
(4) 諮問をした旨の通知
所管課は、審査会に諮問した場合は、次に掲げる者に、琴平町情報公開審査会諮問通知書(規則様式第14号)により、諮問した旨を通知するものとする。
ア 審査請求人及び参加人
イ 公開請求者(公開請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
ウ 当該審査請求に係る行政文書の公開について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
7 審査会が行う調査への対応(条例第26条)
所管課は、審査会から次の事項について求めがあった場合は、これに応じなければならない。
(1) 公開決定等に係る行政文書の提示
(2) 公開決定に係る行政文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により、分類し、又は整理した資料の作成・提出
(3) (1)及び(2)に定めるもののほか、当該審査請求事案に係る意見書又は資料の提出
8 意見の陳述等
所管課は、必要があると認める場合は、審査会に対し、意見の陳述をし、意見書若しくは資料を提出し、又は審査会に提出された意見書若しくは資料の閲覧を求めるものとする。
9 審査会の答申
総合窓口は、審査会から答申があった場合は、答申書を直ちに所管課へ送付するものとする。
なお、答申書については、審査会からその写しが審査請求人及び参加人に送付されるとともに、その内容が公表されるものである。
10 審査請求に対する裁決等
(1) 所管課は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して、速やかに当該審査請求を棄却又は認容(原処分の全部又は一部の取消し)する裁決を行うものとする。
この場合、所管課は、総務課長に協議するものとする。
(2) 所管課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、裁決書の謄本を審査請求人及び参加人へ送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
なお、裁決書の送付を確実に、かつ、後日の紛争を防止するために、裁決書の送付は、配達証明扱いの郵便でするものとする。
11 第三者から審査請求があった場合の取扱い
(1) 第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る公開決定等に対して当該第三者から審査請求があった場合には、審査請求が提起されただけでは公開の実施は停止されないものである。(行政不服審査法第25条第1項)。したがって、所管課は、公開の実施を停止するためには審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨(行政不服審査法第25条第2項)審査請求人に対して説明するものとする。
(2) 第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行った場合は、当該第三者に訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意すること。
第9 本人情報の開示
1 本人情報の任意開示に係る事務(条例第18条)
(1) 申出の方法
(2) 申出に対する回答
開示に対する回答は、口頭又は任意の様式による書面により通知するものとする。
(3) 開示の実施方法
(ア) 開示の実施方法は、開示の申出のあった本人情報を閲覧に供し、又は写しを交付することにより行う。
(イ) 申出者が15歳以下の未成年者については、親権者等の法定代理人の立会いのもと、開示を認めるものとする。
(4) 本人確認の方法
(ア) 本人情報の開示の申出があった場合及び開示を実施する場合には、申出を行った者又は開示を受ける者が当該個人情報に係る本人であることを確認するものとする。
(イ) この場合、本人であることの確認は、運転免許証、身分証明書及び旅券等の本人であることを確認することができる書類の提出を求めて行う。
(5) その他の事務
本人情報の任意開示に係る事務処理については、この要綱の定めるところに準じて行うものとする。
第10 実施状況の公表
1 実施状況の取りまとめ
総合窓口は、各実施機関における毎年度の行政文書の公開についての実施状況を取りとめるものとする。
2 公表の方法
(1) 公開請求の件数及びその内訳
(2) 公開決定等の件数及びその内訳
(3) 審査請求の件数及びその概要
(4) その他必要な事項
3 利用状況の記録
所管課は、公開請求の状況等を記録しておくものとする。
第11 行政文書の収集、管理及び提供
所管課において、行政文書の収集、管理及び提供を行うものとする。なお、行政文書の収集、管理及び提供の実施に関しては、別に定めるものとする。
附則
この要綱は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年9月10日要綱第37号)
この要綱は、公布の日から施行する。
附則(平成27年8月28日告示第81号)
この要綱は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月31日告示第24号)
(施行期日)
1 この要綱は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの要綱の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの要綱の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
3 この要綱の施行の際、改正前の琴平町情報公開事務取扱要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附則(令和元年6月11日告示第50号)抄
この要綱は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和4年3月29日告示第32号)
(施行期日)
1 この要綱は令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の各要綱に定める様式は、当分の間、使用することができる。
様式第4号 削除
様式第5号 削除
様式第8号 削除
様式第9号 削除
