2　総合窓口は、次に掲げる事務を行う。

3　事務担当課等は、次に掲げる事務を行う。

2　個人情報取扱事務は、当該個人情報取扱事務の開始からその事務の目的が完結するまでの一連の事務処理の流れを1単位とするものとする。

3　登録に係る個人情報取扱事務の区分は、次のとおりとする。

2　事務担当課等は、保有個人情報を取り扱う事務を廃止したときは、登録簿の事務廃止日を記録し、総合窓口にその旨を通知するものとする。

2　保有個人情報利用課等は、保有個人情報利用申請書(様式第1号)を、当該保有個人情報を管理する課等(以下「保有個人情報管理課等」という。)に提出するものとする。ただし、緊急その他特にやむを得ないと認められるときは、口頭によることができる。

3　保有個人情報の目的外利用申請書の提出を受けた保有個人情報管理課等は、条例第7条の規定に該当すること及び本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないことを確認した上で、利用の可否の決定を行うものとする。

4　前項の場合において、保有個人情報管理課等は提供をする旨の決定をしたときは、必要に応じて保有個人情報の利用に係る使用目的や方法等制限を付し、保有個人情報利用課等に個人情報の保護措置等を講ずるよう求めるものとする。

2　保有個人情報の提供を受けようとするもの(以下「保有個人情報提供申請者」という。)は、保有個人情報提供申請書(様式第2号)を保有個人情報管理課等に提出するものとする。ただし、保有個人情報提供申請者が、国、他の地方公共団体又は他の実施機関の場合は、他の様式によることができる。

3　保有個人情報管理課等は、保有個人情報提供申請書裏面の遵守事項について説明を行い、裏面にも記名及び押印を受けるものとする。

4　申請書の提出を受けた保有個人情報管理課等は、条例第7条の規定に該当すること及び本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないことを確認した上で、提供の可否の決定を行うものとする。

5　前項の場合において、保有個人情報管理課等は提供をする旨の決定をしたときは、必要に応じて保有個人情報の利用に係る使用目的や方法等制限を付し、保有個人情報提供申請者に個人情報の保護措置等を講ずるよう求めるものとする。

2　保有個人情報管理課等は、毎年度、保有個人情報の目的外利用・提供実績報告書により、総合窓口を通じて町長に保有個人情報の目的外利用・提供についての処理状況の報告を行うものとする。

2　事務担当課等は、審議会に諮問する事項があるときは、事前に総合窓口と協議するものとする。

3　事務担当課等は、前項の事前協議の終了後、琴平町個人情報保護条例に基づく諮問書(様式第4号)を作成し、次に掲げる資料を添えて総合窓口を経由して審議会に諮問しなければならない。

2　総合窓口等は、条例第27条の規定(開示請求及び開示の特例)による開示請求ができる保有個人情報について開示請求があった場合は、開示の特例により開示を実施する場所へ案内する等適切に対応するものとする。

3　総合窓口等は、開示請求に係る保有個人情報が条例第47条第1項に規定する他の法令等の規定により開示請求に係る定めがあるものについては、当該法令等により開示請求ができることを説明し、事務を所掌する事務担当課等へ案内する等適切に対応するものとする。

4　総合窓口等は、開示請求をしようとする者に対し、保有個人情報開示請求書(規則様式第2号。以下「開示請求書」という。)を当該事務担当課等へ直接持参するよう求めるものとする。

2　総合窓口等は、本人による開示請求の場合において、本人確認のために提出し、又は開示を求める書類は、次に掲げる書類とする。当該書類に貼付された写真との照合により、又は写真が貼付されていない書類にあっては複数の書類の提出若しくは提示を求めることにより行う。

3　総合窓口等は、法定代理人による開示請求の場合においては、前項に掲げる方法により法定代理人自身の確認を行うほか、開示請求に係る保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び法定代理人が開示請求に係る保有個人情報の本人の親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認するため、次の各号に掲げるいずれかの書類の提出又は提示を求めることにより行う。

4　総合窓口等は、成年後見人が法人である場合は、理事、代表取締役等の法人の代表機関に限り開示請求ができるものであるため、成年後見人であることの確認は登記事項証明書の提示により、法人であることの確認は法人登記簿の謄本等の提示により行う。この場合において、法人の代表機関が請求しようとする者であることの確認は、法人登記簿の謄本等の提示及び第2項に掲げる方法により行うものとする。

5　総合窓口等は、遺族による開示請求の場合は、第2項に掲げる方法により遺族自身の確認を行うほか、死者との関係を確認するため次の各号に掲げるいずれかの書類の提出又は提示を求めることにより行う。

6　総合窓口等は、本人の委任による代理人による開示請求の場合は、第2項に掲げる方法により代理人自身の確認を行うほか、本人との関係を確認するため委任状原本の提出又は提示を求めることにより行う。

7　総合窓口等は、病気、身体障害、県外等遠隔地に居住その他実施機関に持参できないやむを得ない理由によりに開示請求書を持参できないと認められる者から郵送により開示請求書の提出があった場合は、開示請求をしようとする者が当該開示請求書を総合窓口等へ直接持参できない理由を証する書類を提出するよう求め、その妥当性を判断するものとする。

8　前項の場合において、総合窓口等は、開示請求者が開示請求に係る本人等であることの確認を第2項各号に掲げる書類のうち複数の提出を求め、慎重に行うものとし、法定代理人であることの資格の確認は第3項に準じて、遺族であることの資格の確認は第5項に準じて、本人の委任による代理人であることの確認は第6項に準じて行うものとする。ただし、本人等であることの確認する第2項各号に掲げる書類は、住所が記載されているものに限る。

9　総合窓口等は、婚姻等により開示請求時の本人等の氏名が開示請求に係る保有個人情報における氏名と異なる場合には、第2項に掲げる方法のほか、旧姓等が記載された戸籍謄本等の提出又は提示を併せて求め、当該開示請求に係る保有個人情報の本人等であることを確認するものとする。

2　開示請求書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。

2　開示請求書の事務担当課等の記入欄は、次のとおり記入するものとする。

2　事務担当課等は、開示請求者が期間内に補正に応じないとき、又は開示請求者に連絡が取れないときは、開示請求を却下する。ただし、保有個人情報が特定できない場合であって補正に応じないときは、保有個人情報の特定の妥当性という実質的判断を伴うことから、不開示決定とすることが適当な場合もあり得るため、必要に応じて総合窓口に協議するものとする。

3　開示請求者に補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、開示決定等の期間に算入しない。

2　開示決定等は、事務担当課等の長の決裁を受けるものとする。ただし、重要な事案については、町長の決裁を受けなければならない。

2　前項の規定により開示決定等の期間を延長したときは、事務担当課等は、期間を延長する旨の決定をし、開示請求者に対し、遅滞なく、保有個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第6号)により開示請求者に通知するものとする。

3　前2項の場合において、事務担当課等は、保有個人情報開示決定等期間延長通知書を作成する場合には、条例第21条第2項の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

2　前項の規定により開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をする場合において、事務担当課等は、開示請求書が提出された日から15日以内に条例第22条を適用する旨の決定をし、開示請求者に対し、保有個人情報開示決定等期間特例延長通知書(規則様式第7号)によりその旨を通知するものとする。

3　前2項の場合において、事務担当課等は、保有個人情報開示決定等期間特例延長通知書を作成する場合には、条例第22条の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

2　事務担当課等は、移送先の実施機関との協議を経て、事案の移送を決定したときは、移送先の実施機関に事案を移送する旨を通知し、当該事案に係る開示請求書を送付するものとする。

3　事案の移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送先の実施機関がしたものとみなされるため、当該移送先の実施機関は、開示決定等の期間が移送をした実施機関に開示請求書が提出された日から起算されることに注意し、速やかに事務処理を行わなければならない。

4　事案の移送をした事務担当課等は、保有個人情報開示請求事案移送通知書(規則様式第8号)により、遅滞なく開示請求者に対し通知するものとする。

2　条例第24条第2項各号のいずれかに該当する義務的な意見照会は、開示決定に先立ち、第三者に対し、意見書を提出する機会を与えなければならない。

3　事務担当課等は、第1項の場合は保有個人情報の開示に係る意見照会書(規則様式第9号)を、前項の場合は保有個人情報の開示に係る意見照会書(規則様式第10号)を送付し、返信用として同封する保有個人情報の開示に係る意見書(規則様式第11号)により意見を徴する方法で行う。

4　第三者に意見照会を行うときは、開示請求者を識別できる内容を消去して、開示請求に係る保有個人情報の内容を記載する等、開示請求者の権利利益の保護に十分配慮するとともに、1週間以内に回答が得られるよう、当該第三者に協力を求めるものとする。

5　期限までに意見書の提出がなかった場合には、特段の事情のない限り反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)の提出はなかったものとして取り扱う。ただし、必要があると認めるときは、電話等で第三者に確認するものとする。

2　事務担当課等は、開示請求者から保有個人情報(開示・訂正・利用停止)請求取下書の提出を受けたときは、その事務処理状況を記録するものとする。

2　開示決定通知書及び不開示決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。

3　不開示決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。

4　事務担当課等は、本人等であることが確認できない場合には、開示請求を却下するものとし、保有個人情報(開示・訂正・利用停止)請求却下通知書(様式第6号)により通知するものとする。ただし、保有個人情報が特定できない場合であって当該開示請求者が補正に応じないときは、保有個人情報の特定の妥当性という実質的判断を伴うことから、不開示決定とすることが適当な場合もあり得るため、必要に応じて総合窓口に協議するものとする。

2　指定した日時は、開示請求者と打合せの上、別の日時に変更することができるものとし、開示決定通知書の決裁伺に変更した日時を記載するものとする。この場合において、改めて開示決定通知書を送付することは要しない。

3　開示の実施に当たって事務担当課等は、開示決定通知書の提示を求めるとともに、本人等の確認を第12条の規定に準じて行い、開示決定通知書の決裁伺に当該書類の名称、番号、記号その他必要な事項を記載する。

2　事務担当課等は、写しの交付を郵送によって行うことを求められた場合は、文書等の写しの送付に際し、開示請求に係る保有個人情報の本人等の確認を第12条第7項及び第8項の規定に準じて行うものとする。この場合において、当該開示請求に係る保有個人情報の本人等の確認に当たっては、来庁して開示を受けることができないことを証する書類の添付は要しない。

3　事務担当課等は、写しの交付に要する費用及びその郵送での送付に要する費用を算定した上で、所要額について開示請求者の了承を得るものとする。

4　事務担当課等は、前項による了承の下に調定手続を行い、写しの交付に要する費用に係る納入通知書兼領収書を発行する。

5　事務担当課等は、開示決定通知書に費用負担に係る案内文書及び前項の納入通知書兼領収書を同封して通知し、納入を確認後、速やかに写しを親展で送付する。

2　事務担当課等は、簡易開示の対象とする保有個人情報を定めるに当たっては、あらかじめ総務課長に協議するものとし、簡易開示の対象とする保有個人情報を定めたときは、その周知に努めるものとする。

3　簡易開示の実施は、事務担当課等において行う。ただし、やむを得ない理由があるときは、当該事務担当課等以外の場所において実施することができる。

4　簡易開示の方法は、開示請求者が開示請求に係る保有個人情報の本人等であることの確認を行った上で、適宜、簡易開示に供するために作成した文書等の閲覧により行うものとし、当該文書等の写しの交付は行わない。ただし、当該文書等の閲覧に代えて、任意の様式に本人の得点等を転記したものを交付することができる。

5　事務担当課等は、開示請求をした者の氏名等を、保有個人情報簡易開示処理票(様式第7号)に記録する。

6　口頭による開示請求により簡易開示を実施した事務担当課等は、当該簡易開示の期間終了後、速やかに、保有個人情報簡易開示実施報告書(様式第8号)により総合窓口へ報告するものとする。

2　訂正は、保有個人情報の内容が真実でない場合に行われるものであり、訂正を求める内容が明らかに客観的な事実に関するものでないと認められる場合は、訂正請求の対象にならない旨を説明するものとする。

3　総合窓口等は、訂正請求に係る保有個人情報について、条例第47条第3項に規定する他の法令等の規定により訂正請求に係る定めがあるときは、当該法令等により訂正請求ができることを説明し、当該事務を所掌する事務担当課等へ案内する等適切な対応に努めるものとする。

4　総合窓口等は、開示決定通知書により訂正請求に係る保有個人情報の事務担当課等を確認し、当該保有個人情報が記録された保有個人情報を具体的に特定し、保有個人情報訂正請求書(規則様式第13号。以下「訂正請求書」という。)の記載方法等の指導を行うものとする。

5　訂正請求書は、訂正請求をしようとする者が直接、総合窓口等へ持参するよう求めるものとする。ただし、規則第14条の2の規定によりする場合はこの限りでない。

2　総合窓口等は、訂正請求書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。

3　訂正請求書の受付は、第14条第1項の規定に準じて行うものとし、訂正請求書の職員記入欄の記入は、同条第2項の規定に準じて行うものとする。

2　事務担当課等は、訂正請求に係る保有個人情報について訂正請求書に添付された資料が正当なものであること、又は訂正をする権限があること等について、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により必要な調査を行う。

3　前項の調査に当たって、事務担当課等は、関係者への事情聴取を行うときは、訂正請求者が識別できる内容を消去して行う等、訂正請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとし、必要に応じて、関係する事務担当課等と協議するほか、総合窓口に相談するものとする。

4　訂正決定等の決裁区分は、第19条第2項と同様とする。

2　前項の訂正決定等の期間を延長した場合において、事務担当課等は、当該期間を延長する旨の決定をし、訂正請求者に対し、遅滞なく、保有個人情報訂正決定等期間延長通知書(規則様式第16号)により通知するとともに、当該通知書の写しを総合窓口に送付する。

3　前2項の場合において、事務担当課等は、保有個人情報訂正決定等期間延長通知書を作成する場合には、条例第32条第2項の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

2　前項の場合において、事務担当課等は、訂正請求書が提出された日から起算して30日以内に、条例第33条を適用する旨の決定をし、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正決定等期間特例延長通知書(規則様式第17号)によりその旨を通知するものとする。

3　前2項の場合において、事務担当課等は、保有個人情報訂正決定等期間特例延長通知書を作成する場合には、決定期間の特例延長通知は、条例第33条の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

2　移送を受けた実施機関が訂正決定をした場合は、移送した実施機関に対し、その旨を通知し、通知を受けた移送した実施機関は、当該訂正決定に基づき訂正を実施しなければならない。

2　保有個人情報訂正決定通知書及び保有個人情報不訂正決定通知書は、次の事項に留意して記載するものとする。

3　訂正請求を却下する場合は、第26条第4項の規定に準じて行うものとする。

2　訂正は、次の方法により行うほか、保有個人情報の内容及び記録媒体の種類並びに性質に応じ、適当と認められる方法により行うものとする。

3　事務担当課等は、訂正決定等に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を保有個人情報訂正通知書(規則様式第19号)により通知するものとする。

2　利用停止請求は、条例第36条第1項各号に定める規定に違反して保有個人情報を取り扱っていると認められる場合に行うことができることを説明するものとする。

3　利用停止請求に係る保有個人情報について、条例第47条第4項に規定する他の法令等の規定により利用停止請求に係る定めがあるときは、当該法令等により利用停止請求ができることを説明し、当該事務を所掌する事務担当課等へ案内する等適切な対応に努めるものとする。

4　保有個人情報利用停止請求書(規則様式第20号。以下「利用停止請求書」という。)は、利用停止請求をしようとする者が直接、総合窓口等へ持参するよう求めるものとする。

5　開示決定通知書により、利用停止請求に係る保有個人情報の事務担当課等を確認し、当該保有個人情報が記録された行政文書を具体的に特定し、利用停止請求書の記載方法等の指導を行うものとする。

2　総合窓口等は、利用停止請求書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。

3　利用停止請求書の受付は、第14条第1項の規定に準じて行うものとし、利用停止請求書の職員記入欄の記入は、第14条第2項の規定に準じて行うものとする。

2　事務担当課等は、利用停止請求に係る保有個人情報について、当該保有個人情報の取扱いが条例第36条第1項各号の規定の該当の有無について、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により必要な調査を行うものとする。

3　事務担当課等は、前項の調査に当たって関係者への事情聴取を行う場合においては、利用停止請求者が識別されないように行う等、利用停止請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとし、必要に応じて、関係する事務担当課等と協議するほか、総合窓口に相談するものとする。

4　訂正決定等の決裁区分は、第19条第2項と準じるものとする。

2　前項の場合において、事務担当課等は、当該期間を延長する旨の決定をし、利用停止請求者に対し、遅滞なく、保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書(規則様式第23号)により通知するとともに、当該通知書の写しを総合窓口に送付する。

3　決定期間の延長通知は、条例第40条第2項の規定により、延長の理由を具体的に記入するものとする。

2　前項の場合において、事務担当課等は、利用停止請求書が提出された日から起算して30日以内に、条例第41条を適用する旨の決定をし、利用停止請求者に対し、保有個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書(規則様式第24号)によりその旨を通知するものとする。

3　決定期間の特例延長通知は、条例第41条の規定により、延長の理由を具体的に記入するものとする。

2　事務担当課等は、保有個人情報訂正決定通知書及び保有個人情報不訂正決定通知書の記載に関して、次の事項に留意するものとする。

3　事務担当課等は、利用停止請求を却下する場合は、第26条第4項の規定に準じて行うものとする。

2　事務担当課等は、利用停止を行う場合は、次の方法により行うほか、保有個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ、適当と認められる方法により行うものとする。

3　事務担当課等は、利用停止請求に係る保有個人情報の提供の停止を行う場合は、必要に応じて、提供先に対して当該保有個人情報の廃棄等適切な対応を求めるものとする。

2　事務担当課等へ審査請求書が提出された場合又は前項の規定により送付を受けた場合は、事務担当課等は遅滞なく当該審査請求の審査を行うものとする。

2　事務担当課等は、審査請求が審査請求人適格の欠如、審査請求期間の徒過等の理由で不適法であるときは、当該審査請求を却下するものとする。ただし、審査請求書を補正することができるものである場合は、行政不服審査法第23条の規定により、審査請求人に対し相当の期間を定めて補正を命じなければならない。

3　第三者に関する情報が記録されている保有個人情報に係る開示決定等に対して、当該第三者から審査請求があったときは、事務担当課等は、当該審査請求が提起されただけで開示の実施が自動的に停止されるものではない(行政不服審査法第25条第1項)ため、審査請求人に対して執行停止の申立てをする必要があることを説明するとともに、職権による執行停止(行政不服審査法第25条第2項)について検討しなければならない。

2　審査請求のあった開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に係る保有個人情報に記録されている情報が、審議会の審査に当たり特別の配慮を必要とするものであるときは、事務担当課等は、総合窓口を経由して審議会に対し、その旨を申し出ることができる。

3　審議会に諮問した事務担当課等(以下「諮問庁」という。)は、諮問した後、次に掲げる者に個人情報保護対策審議会諮問通知書(規則様式第25号)により、諮問した旨を通知する。

4　諮問庁は、条例第49条第1項の規定により審議会から審査請求のあった開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に係る保有個人情報の提示を求められたときは、当該保有個人情報を審議会に提示するものとする。ただし、審議会の了承を得たときは、保有個人情報の写しをもって提示することができる。

5　諮問庁は、条例第49条第3項の規定により審議会から審査請求のあった開示決定等、訂正決定等若しくは利用停止決定等に係る保有個人情報に含まれている情報の内容を審議会の指定する方法により分類し、若しくは整理した資料の作成及び提出を求められた場合又は条例第49条第4項の規定により審議会から審査請求に係る事件に関し、意見書若しくは資料の提出等を求められた場合は、総合窓口と調整の上、これに対応するものとする。

2　審査請求に対する裁決が、次のいずれかに該当する場合には、諮問庁は、条例第44条において準用する条例第24条第3項の規定により、同条に定める措置に準じた措置等を講ずるものとする。

2　申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、総合窓口等は、その旨を説明するとともに、事務を所掌する事務担当課等へ案内する等、適切に対応するものとする。

3　事務担当課等が苦情の申出に対応したときは、事務担当課等は、実施機関に関する苦情処理記録票の写しを総合窓口へ送付するものとする。

4　苦情の申出の内容が、個人情報保護制度のあり方に関するもので、必要と認められる場合は、総合窓口等は、審議会に諮問する等適切な処理に努めるものとする。

この要綱は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この要綱は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2　この要綱の施行の際、改正前の琴平町個人情報保護条例事務取扱要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この要綱は、令和元年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この要綱は令和4年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の各要綱に定める様式は、当分の間、使用することができる。